Как выставить ЭСФ через 1С:БК для Казахстана — пошаговая инструкция

Выставить ЭСФ через 1С — операция на две минуты, когда всё настроено, и на два часа нервов, когда из ИС ЭСФ прилетает «ошибка формата» без внятного объяснения. В этой инструкции — полный порядок действий в 1С:Бухгалтерии для Казахстана 3.0.71.1: от проведения реализации до зелёного статуса «Доставлен», плюс разбор исправленных и дополнительных ЭСФ, на которых спотыкаются чаще всего.

Материал предполагает, что подключение к ИС ЭСФ уже настроено. Если нет — сначала пройдите настройку ЭСФ в 1С с нуля: регистрация на esf.gov.kz, ЭЦП, привязка сертификата. Здесь — только ежедневная работа.

Кто и в какой срок обязан выписывать ЭСФ

Электронный счёт-фактура обязателен для:

• плательщиков НДС — по всем облагаемым оборотам (с 2026 года порог постановки на учёт по НДС — 10 000 МРП, то есть 43,25 млн ₸ оборота);
• продавцов товаров из перечня Виртуального склада (приказ МФ РК № 661 от 31.10.2025 — в перечне 353 позиции);
• участников внешнеэкономических сделок — экспорт, импорт, обороты в рамках ЕАЭС;
• поставщиков по госзакупкам — независимо от статуса по НДС.

Базовый срок выписки — не позднее 15 календарных дней с даты совершения оборота. Не «рабочих», а календарных — это классическая ошибка, из-за которой ЭСФ по реализации от 20-го числа, выписанный 7-го числа следующего месяца, уже просрочен.

Штраф за нарушение сроков и порядка выписки — по ст. 280-1 КоАП РК: для малого бизнеса начинается с предупреждения, при повторном нарушении — десятки МРП. При МРП 2026 = 4 325 ₸ экономить на дисциплине невыгодно.

Шаг 1. Проведите реализацию

ЭСФ в 1С не живёт сам по себе — он создаётся на основании документа учёта. Стандартная цепочка:

1. Продажи → Реализация (акты, накладные) — создаёте документ: контрагент, договор, склад, табличная часть с номенклатурой.
2. Проверяете ставку НДС в каждой строке. С 1 января 2026 базовая ставка — 16% (ст. 503 НК РК 214-VIII). Если в строке осталось 12% из шаблона прошлого года — исправляйте до выписки ЭСФ, а не после.
3. Проводите документ.

Правило, которое экономит часы: сначала корректный первичный документ, потом ЭСФ. Править реализацию после того, как ЭСФ зарегистрирован в ИС ЭСФ, нельзя — придётся делать исправленный ЭСФ.

Шаг 2. Создайте ЭСФ на основании

В проведённой реализации нажимаете «Создать на основании» → «Электронный счёт-фактура». 1С заполнит документ автоматически. Что проверить перед отправкой — по разделам формы ЭСФ:

| Раздел | Что внутри | Что проверить | |---|---|---| | A — Общий | Номер, дата выписки, дата оборота | Дата оборота = дате реализации | | B — Поставщик | БИН, адрес, свидетельство НДС | Категория поставщика (галочки «Комитент», «Экспедитор» — только если применимо) | | C — Получатель | БИН/ИИН, наименование | 12 цифр БИН, статус покупателя (плательщик НДС или нет) | | E — Договор | Номер, дата, условия оплаты | Способ отправления, назначение платежа | | G — Товары | Номенклатура, цена, НДС | Ставка 16%, признак происхождения товара, код ТН ВЭД для товаров из перечня | | H — Доп. сведения | Пункт назначения, доп. поля | Для СНТ-товаров — связь с накладной |

Особое внимание — признаку происхождения товара в разделе G (1 — импорт из перечня, 2 — импорт не из перечня, 3 — произведён в РК из перечня и т.д.). Для товаров из перечня № 661 неверный признак — гарантированный отказ Виртуального склада.

Шаг 3. Подпишите и отправьте

Кнопка «Подписать и отправить». Дальше происходит следующее:

1. 1С формирует XML по формату ИС ЭСФ.
2. Через NCALayer запрашивается ваша ЭЦП (сертификат GOST, ключ на компьютере, токене или в Kaspi/eGov mobile — зависит от того, как выпускали).
3. Подписанный документ уходит на esf.gov.kz.
4. В течение 1–3 минут возвращается статус.

Если 1С «не видит» ЭЦП — в 90% случаев не запущен NCALayer или истёк сертификат. Срок действия ключей — 1 год (при удалённом перевыпуске до 3 лет), продлевайте заранее: без подписи ЭСФ не выписать, а сроки идут.

Шаг 4. Проконтролируйте статус

Статусы ЭСФ в журнале (Продажи → Электронные счета-фактуры):

• Черновик — создан в 1С, никуда не отправлен. В ИС ЭСФ его нет.
• В обработке — отправлен, ждёт проверки. Обычно до пары минут.
• Доставлен / Зарегистрирован — успех: документу присвоен регистрационный номер ИС ЭСФ. Только этот статус означает, что обязанность по выписке исполнена.
• Ошибка — формат-контроль не пройден. Текст ошибки открывается в документе, чиним и отправляем заново.
• Отозван / Аннулирован — документ отменён.

Полезная привычка: раз в день фильтровать журнал по статусам «Черновик» и «Ошибка». Черновик, забытый на 16-й день, — это уже нарушение срока, хотя в учёте всё выглядит благополучно.

Исправленный и дополнительный ЭСФ — в чём разница

Два инструмента правки, которые постоянно путают:

Исправленный ЭСФ — полная замена исходного. Применяется, когда ошибка в реквизитах или составе: не тот БИН, не та номенклатура, не та ставка. Исходный ЭСФ при регистрации исправленного автоматически аннулируется. В 1С: открываете исходный ЭСФ → «Создать на основании» → «Исправленный ЭСФ», вносите правки, отправляете.

Дополнительный ЭСФ — корректировка сумм исходного, когда меняется размер оборота: скидка по итогам месяца, частичный возврат, изменение цены по допсоглашению. Исходный остаётся действующим, дополнительный фиксирует дельту (может быть отрицательной). В 1С создаётся на основании корректировки реализации.

Практическое правило: ошиблись «в тексте» — исправленный; изменилась сумма сделки по жизни — дополнительный. Если выписать исправленный там, где нужен дополнительный, у покупателя ломается зачёт НДС за исходный период — будут звонить и ругаться.

Частые ошибки формат-контроля и их лечение

1. «Некорректный статус плательщика НДС получателя» — в карточке контрагента не отмечено, что он плательщик НДС, либо наоборот. Сверьтесь с реестром на сайте КГД и поправьте карточку.
2. «Не заполнен признак происхождения» — раздел G, товар из перечня № 661. Заполните признак и код ТН ВЭД.
3. «Дата оборота вне допустимого диапазона» — пытаетесь выписать ЭСФ задним числом дальше разрешённого окна. Если 15 дней прошли — выписывайте текущей датой с реальной датой оборота и будьте готовы к вопросам, просрочка уже случилась.
4. «Сумма НДС не соответствует ставке» — ручные правки сумм в табличной части. Пересчитайте строку штатной кнопкой, а не руками.
5. Дубль ЭСФ — менеджер и бухгалтер одновременно создали два документа по одной реализации. Один аннулируйте. Чтобы не повторялось — разграничьте права: выписывает один человек или регламентное задание.

Массовая выписка: когда реализаций десятки в день

Ручной режим «открыл реализацию → создал ЭСФ → подписал» разумен до 10–15 документов в день. Дальше включайте автоматизацию:

• Групповое создание: в журнале реализаций выделяете документы за день → «Создать на основании» → ЭСФ по всем сразу.
• Групповое подписание: в журнале ЭСФ отбираете черновики → «Подписать и отправить» — ПИН вводится один раз на пачку.
• Регламентное задание формирует черновики ЭСФ по всем проведённым реализациям каждые несколько часов — бухгалтеру остаётся проверить и подписать.

В облачной 1С от RCS регламентные задания работают на сервере круглосуточно — не нужно держать включённым офисный компьютер. Это одна из причин, почему компании с большим документооборотом переезжают в облако. Данные ЭСФ дальше автоматически попадают в реестры и декларацию по НДС — как это устроено, разбирали в статье про ФНО в 1С.

Мини-чек-лист перед каждой отправкой

1. Реализация проведена, суммы и ставка НДС 16% проверены.
2. Дата оборота = дата реализации, срок 15 календарных дней не горит.
3. БИН получателя и его статус по НДС актуальны.
4. Для товаров из перечня — признак происхождения и ТН ВЭД заполнены.
5. После отправки дождались статуса «Доставлен», а не закрыли окно на «В обработке».

Входящие ЭСФ: вторая половина работы

Выписка — это половина процесса; вторая половина — входящие ЭСФ от поставщиков, от которых зависит ваш зачёт НДС. В 1С раздел «Покупки → Электронные счета-фактуры (входящие)» подтягивает документы из ИС ЭСФ автоматически. Порядок работы:

1. Регламентное задание забирает новые входящие ЭСФ по расписанию.
2. 1С сопоставляет их с документами поступления — по БИН поставщика, сумме и дате. Совпало — привязка автоматическая, нет — сопоставляете вручную.
3. Входящий ЭСФ без поступления в учёте — маркер: либо поступление не проведено, либо поставщик выписал документ ошибочно. И то и другое лучше выяснить до квартальной декларации, а не после.

Держите за правило еженедельную минутную проверку: количество входящих ЭСФ за неделю равно количеству привязанных. Тогда зачёт НДС в декларации собирается без сюрпризов.

Частые вопросы про ЭСФ

Что делать, если ИС ЭСФ недоступна?

Технические сбои на стороне esf.gov.kz случаются. Если сбой массовый и подтверждён уполномоченным органом, сроки выписки продлеваются на период неработоспособности — следите за официальными сообщениями КГД. Локальный сбой на вашей стороне (интернет, NCALayer) сроки не продлевает, поэтому не откладывайте выписку на 15-й день.

Нужно ли выписывать ЭСФ физическим лицам?

При розничной продаже физлицу достаточно чека онлайн-ККМ — ЭСФ не требуется. Исключение — если физлицо-покупатель запросило счёт-фактуру, и отдельные специальные случаи. B2B-обороты между юрлицами и ИП — всегда через ЭСФ, если вы обязаны её выписывать.

Выписывается ли ЭСФ на аванс?

Нет, ЭСФ оформляется по факту совершения оборота — отгрузки товара или оказания услуги. Полученный аванс закрывается ЭСФ после отгрузки.

Кто может подписывать ЭСФ, кроме первого руководителя?

Любой сотрудник с ЭЦП сотрудника юрлица и назначенными в ИС ЭСФ полномочиями на подпись счетов-фактур. Настройте это заранее: компания, где подписывать умеет только директор, останавливает документооборот на время каждого его отпуска.

Сколько и где хранятся выписанные ЭСФ?

В ИС ЭСФ документы хранятся на стороне государства, в 1С — в вашей базе с полной историей статусов. Дублировать ЭСФ на бумаге не требуется — электронный документ самодостаточен. Практический совет: при переезде базы или смене программы убедитесь, что архив ЭСФ с регистрационными номерами переехал целиком — при налоговой проверке поднимать документы из 1С быстрее, чем искать в личном кабинете ИС ЭСФ по одному.

Как исправить ЭСФ, если покупатель его уже принял?

Точно так же — исправленным или дополнительным ЭСФ. Согласуйте правку с контрагентом заранее: у него изменится зачёт НДС, и «молчаливое» исправление испортит отношения быстрее, чем сама ошибка.

Итог

Выписка ЭСФ в 1С:БК 3.0 — конвейер из четырёх шагов: реализация → ЭСФ на основании → подпись через NCALayer → контроль статуса. Всё, что сверх этого, — дисциплина справочников и знание двух инструментов правки (исправленный и дополнительный ЭСФ). Выстроите конвейер один раз — и тема «ЭСФ» перестанет занимать в голове бухгалтера больше пятнадцати минут в день даже при сотнях документов.

Если хотите, чтобы конвейер собрали за вас — от настройки до обучения бухгалтера, — попробуйте облачную 1С:Бухгалтерию для Казахстана: 14 дней бесплатно, настройка ЭСФ в первый день. Оформить доступ.

Больше о наших услугах — rcs.kz.

Автор: Команда RCS.